Комплексное обслуживание в части кадрового делопроизводства (КДП)

Принцип работы

В ходе выполнения работ по кадровому аутсорсингу (кадровому делопроизводству) наша компания разрабатывает или приводит в соответствие с требованиями Трудового Кодекса РФ уже имеющиеся и обязательные кадровые документы.

В дальнейшем, в случае потребности разрабатываем дополнительные кадровые документы, исходя из особенностей организационной структуры Вашей компании для эффективности системы управления человеческими ресурсами (политика компании в отношении персонала, системы оплаты труда, системы компенсаций и льгот, системы оценки и т.д.).

Мы на взаимовыгодных условиях возьмём на себя ведение кадрового учета на постоянной основе или обучим вашего сотрудника (или сотрудника для Вас).

Что мы предлагаем?

Кадровое делопроизводство с 0

Ведение кадрового делопроизводства является обязательным для каждой компании.

Постановка кадрового делопроизводства с момента создания, в дальнейшем, обеспечивает компании минимизацию негативных последствий в виде трудовых споров и санкций со стороны Трудовой Инспекции.

При завершении работ выдаются рекомендации по дальнейшему ведению, либо мы готовы обучить сотрудника для вашей компании.

Мы предлагаем специальные условия по постановке кадрового делопроизводства, которые зависят от количества сотрудников и организационной структуры компании.

Ведение кадрового делопроизводства

Реальные экономические условия требуют от собственников бизнеса максимальную включенность в процессы, которые приносят прибыль компании. Все обслуживающие бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью можно передать внешнему исполнителю.

• Экономию на постоянных затратах (аренда площадей, оргтехника и т. д.), что гарантирует устойчивость Вашего бизнеса!
• Снижение налогов с ФОТ.
• Вы оплачиваете результаты работы, а не потраченное время на деятельность, не приносящую прибыль.
• Юридические гарантии за результат работы и защита от штрафных санкций.

Аутсорсинг кадрового учета - это вывод диссонирующего вида деятельности из структуры компании и передачу определенных функций компании, которая специализируется на кадровом делопроизводстве.

Абонирование процесса кадрового делопроизводства заключается в том, что конкретный специалист закрепляется за вашей компанией, в его обязанности, будет входить выполнение функций инспектора по кадрам: оформление текущих документов по кадровому делопроизводству, консультационные услуги по вопросам применения трудового законодательства, создание системы кадрового документооборота в компании.

Процедура абонентского обслуживания включает в себя:

• создание необходимой кадровой документации;
• создание локально-нормативных актов компании: правил внутреннего трудового распорядка, штатного расписания, положения о защите персональных данных и др.;
• составление и заключение Трудовых Договоров;
• ведение необходимых журналов;
• выдача справок, для сотрудников;
• консультационные услуги по применению Трудового Кодекса.

Схема работы обсуждается в индивидуальном порядке.

Возможный вариант: Наш специалист, в заранее запланированном режиме (например, раз в одну неделю) приезжает в офис компании и выполняет накопившуюся работу по кадровому делопроизводству. В таком случае, его нужно обеспечить на это время оргтехникой и рабочим местом.

В случае, если у компания-клиент не может предоставить рабочее место, то накопившаяся первичная документация, передается специалисту по описи и вся работа с документами производится в офисе нашей компании. По завершению работ оригиналы документов передаем в компанию клиента.

Аудит кадрового делопроизводства

КДП – это процедура проверки корректности оформления кадровых документов с юридической и делопроизводственной точек зрения, а также выработка рекомендаций по устранению несоответствий стандартам в кадровом документообороте.

Возможно несколько разновидностей проверки кадровых документов:

Экспресс-аудит

Выборочный анализ отдельных кадровых документов, осуществляется для получения в минимальные сроки информации о состоянии кадрового учета в компании. Отчет позволит оценить ошибки, риски и применение возможных санкций за нарушение действующего Трудового Кодекса РФ, а также риски при возникновении трудовых споров. Длительность проведения 1,5-2,5 часа. Предоставляется устный отчет сразу после проведения процедуры, письменный отчет – на следующий рабочий день.

Выборочный аудит

Проверка осуществляется на основании анализа определенного количества кадровых документов, за определенный период. Результатом проведения выборочного аудита является заключение, в котором представлена реальная картина состояния кадровой документации и типичные ошибки ведения кадрового делопроизводства.

Полный аудит

Проверка всех кадровых документов компании, анализ нарушений ведения КДП, которые могут повлечь за собой санкции проверяющих органов или трудовые споры с работниками компании. Результатом полного аудита будут - выявленные все нарушения допущенные при ведении кадрового документооборота, а так же предложены рекомендации по их устранению.

Когда необходимо проведение проверки кадрового делопроизводства:

• В случае приведение кадровой документации в соответствие с действующим законодательством;
• Продажа действующей организации;
• В случае смены руководителя организации, сотрудников, ответственных за ведение КДП;
• В случае предполагаемой проверки инспекции по труду.
• В рамках предотвращения упущений в ведении кадрового делопроизводства;
• В связи, с минимизацией рисков, связанных с привлечением к различным видам правовой ответственности и нарушением трудового законодательства;
• При угрозе проверки после увольнения работника (несвоевременная оплата труда, премии или увольнение по инициативе работодателя);
• При проверке работы кадровой службы компании.

В результате Вы получаете:

• Минимизацию финансовых потерь, штрафных санкций и рисков, возникающих при проведении проверок.
• Минимизацию рисков, связанных с трудовыми спорами и жалобами работников в органы надзора и контроля;
• Оценку достоверности ведения кадрового делопроизводства трудовому законодательству.
• Перечень недочетов и нарушений, рекомендации по их устранению;
• Инструкцию по устранению нарушений.

Конфиденциальность. Информация, полученная в ходе аудита кадрового делопроизводства, носит конфиденциальный характер и не подлежит разглашению проверяющей организацией. Заключается договор о неразглашении.

Восстановление кадрового делопроизводства

На основании итогов аудита кадрового делопроизводства проводится работа по восстановлению кадровой документации за выбранный период.

Она включает:

• составление и приведение в соответствие необходимых документов, согласно трудовому законодательству РФ и нормативным требованиям;
• восстановление недостающих документов и создание эффективной системы кадрового делопроизводства с учетом специфических особенностей, требований и задач ТК РФ;
• разработка кадровых документов для повышения эффективности управления персоналом и совершенствования кадровой политики компании.

Качество выполненных нами услуг по восстановлению кадрового документооборота обеспечивается:

• договором об оказании услуг по восстановлению кадрового делопроизводства, в соответствии с которым, мы несем юридическую ответственность за достоверность и соответствие кадровой документации ТК РФ;
• мы предоставляем ссылки на статьи и локально-нормативные акты, что позволяет проверить кадровую документацию на соответствие Трудовому Кодексу;
• полной конфиденциальностью информации полученной от Вас, необходимой для восстановления кадрового делопроизводства.

Варианты сотрудничества

На постоянной основе: заключаем договор на ежемесячное сопровождение по перечню услуг, указанных в договоре.

Возможно заключение рамочного договора, конкретные вопросы кадрового делопроизводства, которые могут возникнуть в течение срока действия договора, будут оформлены отдельными приложениями.

Стоимость услуг по обслуживанию в части кадрового делопроизводства формируется в зависимости от численности сотрудников, организационной структуры, количества оказываемых услуг.

Мы на взаимовыгодных условиях возьмём на себя ведение кадрового учета на постоянной основе или обучим вашего сотрудника (или сотрудника для Вас).